4 Bahaya Pada Pemprosesan Penggajian Manual & Penyelesaiannya

Manual payroll processing and its dangers

Dengan pesatnya pertumbuhan teknologi maklumat, perisian dan aplikasi sekarang datang ke tempat kejadian dan menjalar semua operasi perniagaan. Sebagai hasilnya, gaji manual pemprosesan kini menjadi satu proses yang ketinggalan zaman dalam operasi perniagaan moden.

‘Menjadi ketinggalan zaman adalah baik-baik saja’. Dipegang oleh ramai, tanggapan ini leka dengan mengancam perniagaan. Pemilik Perniagaan hanya tidak sedar bahawa kaedah kuno ini boleh mengakibatkan kesan yang serius. Pengeluaran dikurangkan kecekapan, pelaburan tenaga kerja yang tidak perlu, mahal kerajaan penalti di antara beberapa kelemahan berpunca daripada amalan-amalan modal insan yang berkesan. Di samping itu, disebabkan oleh kekurangan kawalan, organisasi yang sangat mudah terdedah kepada kes-kes penipuan pekerja.

1. Pentadbiran

Tan kertas kerja. Rakaman hamparan manual menggunakan sebahagian besar masa produktif. Selain itu, menghantar peringatan tetap kepada pekerja, mengurus cuti dan tuntutan kelulusan, dan kerap laporan kemas kini pekerja kepada Ketua boleh menjadi amat membosankan. Oleh yang demikian, limpahan pentadbiran adalah isu sebenar yang organisasi semakin menangani dengan. Yang berkata, bantuan perisian automatik membolehkan kakitangan untuk memenuhi melangkau semua ini. Oleh itu, mereka boleh memperuntukkan masa mereka dalam aktiviti-aktiviti meningkatkan produktiviti dan menjana hasil.

Bilik yang tinggi daripada ralat-ralat kemasukan data. Input organik selalunya boleh menyebabkan kesilapan mahal. Kemasukan data yang salah akan mengakibatkan sampah masuk, sampah keluar situasi. Oleh itu, manual rakaman pekerja timesheets dapat dengan mudah membuat kekeliruan dalam rekod-rekod lebihan masa pekerja.

Terlebih atau terkurang pembayaran gaji kakitangan awam . Jika seseorang pekerja adalah berhak untuk tempat bonus satu bulan tertentu, ada kemungkinan yang sumber manusia terlepas pandang dan gagal untuk meminda pembayaran gaji pada bulan berikutnya. Oleh itu, ini menyebabkan lebihan bayaran kepada pekerja.

2. Proses organisasi

Tedious penyimpanan rekod secara manual . Buku kira-kira dan pemfailan dokumen boleh menjadi sangat memakan masa, terutamanya apabila ia adalah perlu untuk menegakkan protokol tertentu. Pendatang baru memerlukan masa untuk meneliti dokumentasi dan menyesuaikan diri dengan sedia ada protokol.

Tidak mesra alam, memakan ruang. Mencetak dokumen Slip Gaji dan kertas mengambil Ruang storan yang besar. Terutamanya di Singapura dalam tanah berkurangan, yang lebih besar digunakan bermaksud Ruang keteguhan asas perbelanjaan sewa tinggi yang negatif memberi kesan kepada Syarikat anda. Di samping itu, ini juga menganugerahkan kesan pencemaran kepada alam sekitar.

Prone untuk kebocoran maklumat gaji. Tiada adalah kemungkinan yang tersilap maklumat boleh jatuh ke tangan yang pesaing. Jika maklumat sulit pelanggan atau Syarikat maklumat yang terlibat, Syarikat berpotensi boleh mengalami kerugian besar.

Kekurangan Keselamatan. Melalui perisian berasaskan awan, dokumen disulitkan dan dilindungi kata laluan. Sebaliknya, salinan dokumen dilihat dan diambil mudah.

3. PENJEJAKAN KETIDAKHADIRAN pekerja

Kekurangan penglihatan. Tan salinan rekod adalah sukar untuk pendua. Oleh itu, mencari pekerja organik terperinci atas kesilapan adalah kerja yang membosankan. Bagi syarikat yang mempunyai beberapa cawangan, ia akan menjadi mustahil untuk HQ untuk mencari semua salinan dokumen di cawangan utama. Oleh itu, di HQ akan kekurangan keterlihatan penuh pekerja masa-cadar dari Cawangan lain, mewujudkan halangan bagi lengkap penyegerakan organisasi.

Salah satu rakaman masa-cadar. Manual rakaman masa-cadar mengakibatkan kemungkinan kerugian kepada Syarikat, terutamanya Bilakah pekerja-pekerja individu mereka mengendalikannya. Untuk sesetengah syarikat akan mempunyai pekerja-pekerja mereka yang menandakan jadual waktu atas mereka sendiri, gaji Pengurus boleh mengira ia tersilap ke dalam spreadsheet gaji. Ini menyebabkan lebih pampasan untuk membayar lebihan masa, yang membawa kerugian tidak langsung kepada pertubuhan.

4. Isu-isu pematuhan

Ketidakpatuhan sentiasa berubah ubah CPF, undang-undang ibu. Sumber manusia Pengurus perlu dikemas kini secara berterusan di sebarang perubahan undang-undang. Ini adalah semata-mata kerana, kecacatan tunggal yang akan menyebabkan perlanggaran undang-undang. Walau bagaimanapun, apakah ia mungkin bagi seseorang untuk sentiasa mematuhi semua undang-undang dan peraturan-peraturan hanya dengan bergantung kepada memori sahaja?

Prone besar penalti dan penipuan. Selagi ia berlaku agak tidak kerap, syarikat-syarikat yang cenderung untuk menutup mata kepada penalti disebabkan kecuaian manusia. Walau bagaimanapun, kita perlu menyedari bahawa kecuaian boleh membawa kepada kes penipuan. Digunakan sebagai majikan yang tidak tahu bahawa terdapat SDL derma bagi pekerja-pekerja selama bertahun-tahun. Pada akhirnya, beliau menjadi terjebak ke dalam kes penipuan dan dikehendaki membayar semua sumbangan bersama-sama dengan faedah yang ditanggung. Ini adalah bencana untuk utter untuk perusahaan kecil dan sederhana bersaiz.

PENYELESAIAN YANG DISEDIAKAN:

Selepas mengetahui potensi perangkap manual HR & pemprosesan gaji, anda boleh membaca 5 kelebihan daripada Online HR automasi di mana manfaat perisian maklumat sumber manusia (HRIS) dijelaskan. JuzTalent.com oleh Kumpulan AYP merupakan salah satu perisian SaaS (perisian sebagai Perkhidmatan) berdasarkan yang digunakan secara meluas oleh pelbagai PKS hari yang memenangi anugerah. Penyelesaian bersepadu pada pekerja pemprofilan, pemprosesan gaji, pengurusan cuti, tuntutan pengurusandan penjadualan amat mempercepatkan proses-proses sumber manusia. Di samping itu, pelayan awan selamat menyimpan dan menjamin semua maklumat organisasi. Oleh itu, majikan boleh mengakses pangkalan data, isu gaji dan melakukan apa-apa tugas HR bila-bila masa, di mana sahaja.

Berikut adalah jadual perbandingan untuk SaaS berpusat dan pelayan berasaskan perisian Sistem HRIS untuk rujukan:

Dalam talian (SaaS) VS pelayan perisian

Ihsan gambar: http://www.aol.com/article/2012/11/26/tolerate-a-miserable-job/20386222/

Tinggalkan Balasan

Alamat e-mel anda tidak akan disiarkan. Medan diperlukan ditanda dengan *