Empat Bahaya Pengolahan Penggajian Manual Serta Solusinya

Time Management Software - Company's greatest asset

Dengan pertumbuhan teknologi informasi (TI) yang pesat, saat ini perangkat lunak manajemen dan aplikasi telah hadir dan mengubah seluruh operasi bisnis. Hasilnya, pengolahan penggajian secara manual kini telah menjadi sebuah proses usang dalam operasi bisnis modern.

Alasan yang menyatakan bahwa ‘tidak apa-apa untuk menjadi usang’, seperti diungkapkan banyak pihak sangatlah berbahaya dan akan mengancam bisnis Anda. Banyak pemilik bisnis tidak menyadari bahwa metode kuno ini dapat mengakibatkan konsekuensi yang serius, seperti mengurangi efisiensi pengeluaran, investasi tenaga kerja yang tidak diperlukan, serta penalti yang mahal dari pemerintah. Beberapa kekurangan ini berasal dari praktek-praktek terkait sumber daya manusia yang tidak efektif, dimana sebagai tambahan adalah aspek-aspek terkait dengan kurangnya kontrol yang dapat membuat sebuah organisasi sangat rentan terhadap kasus penipuan.

  1. Administrasi

Jumlah dokumen fisik yang berlebihan. Rekaman keuangan yang dilakukan secara manual akan mengkonsumsi sebagian besar waktu produktif karyawan. Selain itu, pengiriman pengingat berkala kepada karyawan, pengelolaan jadwal cuti dan persetujuan klaim, serta seringnya perkembangan karyawan dilaporkan kepada atasan akan sangat membosankan. Hal ini menyebabkan banyak organisasi mengalami kelebihan beban administrasi. Sesuai dengan fakta tersbeut, kebutuhan perangkat lunak manajemen  otomatis akan memungkinkan para staf untuk dapat menjalani pekerjaannya secara singkat, dimana mereka dapat mengalokasikan waktu mereka untuk meningkatkan produktivitas dan melakukan kegiatan yang menambah pendapatan.

Kesalahan entri data. Pencatatan data secara organik seringkali dapat mengakibatkan kesalahan yang akhirnya harus dibayar dengan mahal. Kesalahan entri data akan menghasilkan situasi yang melibatkan banyak revisi. Dengan demikian, pencatatan manual untuk jam kerja karyawan akan dengan mudah membuat kebingungan, terutama dalam menghitung waktu lembur karyawan.

Kelebihan atau kekurangan pembayaran gaji. Jika seorang karyawan mendapatkan bonus pada bulan tertentu, ada kemungkinan bahwa departemen sumber daya manusia (SDM) akan mengabaikan hal ini dan tidak menambahkan jumlah gaji pada bulan berikutnya. Hal ini mengakibatkan kelebihan pembayaran gaji bagi karyawan.

  1. Proses organisasi

Pencatatan manual yang membosankan. Pembukuan dan pengarsipan dokumen pada sistem penggajian manual akan sangat memakan waktu, terutama ketika hal tersebut dibutuhkan untuk menegakkan protokol tertentu. Karyawan baru tentunya akan membutuhkan waktu untuk meninjau seluruh dokumen dan beradaptasi dengan protokol yang ada.

Tidak ramah lingkungan, tempat penyimpanan yang besar. Pencetakan dokumen penggajian manual akan membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Terutama di Singapura, dimana ketersediaan tempat sangat langka, ruang yang lebih besar akan berarti biaya penyewaan bangunan yang lebih tinggi dan dapat bisa mempengaruhi ketersediaan dana dalam perusahaan Anda. Selain itu, hal ini menghasilkan efek yang merugikan lingkungan.

Informasi gaji yang mudah bocor. Ada kemungkinan bahwa informasi yang tidak disimpan dengan baik dapat jatuh ke dalam tangan pesaing Anda. Jika melibatkan informasi rahasia tentang klien atau perusahaan, perusahaan Anda berpotensi untuk menderita kerugian besar.

Kurangnya keamanan. Melalui perangkat lunak manajemen  berbasis cloud, dokumen akan terenkripsi dan dilindungi oleh kata sandi. Sebaliknya, dokumen fisik dari sistem penggajian manual akan dapat diakses dan diperoleh dengan mudah.

  1. Melacak ketidakhadiran karyawan

Kurangnya visibilitas. Banyaknya dokumen catatan fisik akan membuat kesulitan tersendiri dalam pembuatan duplikat yang diperlukan. Oleh karena itu, mencari informasi terperinci mengenai seorang karyawan secara organik yang salah adalah pekerjaan yang berat. Bagi perusahaan yang memiliki beberapa cabang, kantor pusat akan mengalami kesulitan untuk mencari dan menemukan seluruh dokumentasi fisik di cabang-cabang utamanya. Dengan demikian, kantor pusat tidak akan memiliki visibilitas secara keseluruhan mengenai catatan kerja karyawan dari cabang-cabang lain, yang akan menghambat sinkronisasi lengkap untuk organisasi tersebut.

Kesalahan pencatatan waktu kerja. Pencatatan waktu secara manual—sebagai bagian dari sistem penggajian manual—menghasilkan potensi kerugian pada perusahaan, terutama ketika karyawan itu sendiri yang menangani hal tersebut. Karena beberapa perusahaan mewajibkan karyawan mereka untuk mencatat waktu lembur mereka sendiri, manajer penggajian dapat saja melakukan kesalahan pencatatan dalam daftar penggajian. Hal ini menciptakan kelebihan pembayaran atas waktu lembur, yang membawa kerugian tidak langsung kepada organisasi tersebut.

  1. Masalah kepatuhan

Pelanggaran terhadap perubahan CPF dan peraturan ketenagakerjaan. Manajer SDM harus terus-menerus diinformasikan terkait setiap perubahan hukum. Hal ini karena sebuah kesalahan saja akan mengakibatkan pelanggaran hukum. Namun, bagaimana mungkin bagi seseorang untuk tetap dapat memenuhi peraturan dan perundangan hanya dengan mengandalkan ingatannya saja?

Rentan terhadap penalti berat dan penipuan. Selama ini jarang terjadi, perusahaan cenderung untuk menutup mata bagi penalti yang disebabkan kecerobohan manusia. Tetapi, kita harus mengakui bahwa kecerobohan dapat mengarah pada sebuah kasus penipuan. Sebelumnya, ada seorang pemilik usaha yang tidak mengetahui bahwa ada sumbangan SDL untuk karyawannya selama bertahun-tahun. Pada akhirnya, ia terjerat dalam kasus penipuan dan diminta untuk membayar seluruh sumbangan tersebut bersama dengan bunganya. Hal ini adalah sebuah bencana besar bagi usaha kecil dan menengah.

SOLUSI YANG DISEDIAKAN:

Setelah mengetahui kelemahan proses administrasi SDM dan proses penggajian manual, Anda dapat membaca Lima Keuntungan dari Otomatisasi SDM Online untuk mengetahui dimana manfaat dari perangkat lunak manajemen  informasi sumber daya manusia (HRIS). JuzTalent.com oleh AYP Group adalah salah satu perangkat SaaS (Software sebagai layanan) berbasis perangkat lunak manajemen  yang secara luas digunakan oleh banyak UKM hari ini dan telah mendapatkan berbagai penghargaan. Solusi yang terintegrasi pada profil karyawan, proses penggajianmanajemen cuti, manajemen klaim, serta penjadwalan akan dapat mempercepat proses yang dilakukan oleh departemen SDM. Selain itu, server cloud internet akan menyimpan dan mengamankan semua informasi terkait dengan organisasi tersebut. Dengan demikian, pemilik usaha dapat mengakses database, menerbitkan pembayaran gaji dan melakukan tugas-tugas SDM apapun, kapanpun, dimanapun.

Dibawah adalah tabel perbandingan untuk perangkat lunak manajemen  HRIS berbasis SaaS dan berbasis Server untuk referensi:

Perangkat Lunak manajemen  berbasis Online (SaaS) VS Perangkat Lunak manajemen  berbasis Server

Courtesy of image: http://www.aol.com/article/2012/11/26/tolerate-a-miserable-job/20386222/

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *